Corporate Governance-verklaring 2021
Ten einde te voldoen aan de vereisten voor de Corporate Governance-verklaring, zoals bepaald in de Belgische wet van 3 september 2017 houdende de publicatie van niet-financiële en diversiteit-gerelateerde informatie, is de informatie die hierboven in deze sectie zit vervat, aangevuld met de volgende.
Corporate Governance-charter – Statuten – Dealing Code
Ekopak heeft een Corporate Governance-charter aangenomen die in lijn ligt met de Belgische Corporate Governance-code van 2020 en waarop ook de statuten van de onderneming (zoals geamendeerd door de Buitengewone Algemene Vergadering van Aandeelhouders van 2021) en de Dealing Code aansluiten.
Verklaring m.b.t. de naleving van de Belgische Corporate Governance-code van 2020
Ekopak past de tien principes van corporate governance toe zoals die zitten vervat in de Belgische Corporate Governance-code van 2020 en heeft de bedoeling om de provisies uit deze code na te leven met toepassing van het “comply-or-explain”-principe. De provisies die in 2021 niet door Ekopak werden nageleefd, worden hieronder vermeld, tezamen met een verklaring voor deze niet-naleving:
Provision 2.19: de machtigingen van de leden van het Executive Managementcomité met uitzondering van de CEO worden bepaald door de CEO in plaats van door de Raad van Bestuur. Deze afwijking kan verklaard worden door het feit dat de leden van het Executive Managementcomité hun functie uitoefenen onder het leiderschap van de CEO, aan wie het dagelijks management en welbepaalde aanvullende machtigingen werden gedelegeerd door de Raad van Bestuur.
Provision 3.4: de Raad van Bestuur telt slechts 2 onafhankelijke bestuurders. Deze afwijking wordt verklaard door de kleine getalsterkte van de huidige Raad van Bestuur. Bij de beursintroductie van maart 2021 heeft Ekopak de intentie aangekondigd om een derde onafhankelijk bestuurder te benoemen binnen een periode van 18 maanden (dit wil zeggen: voor eind september 2022).
Provision 4.14: er is geen onafhankelijke interne auditfunctie ingesteld. Deze afwijking wordt verklaard door de huidige omvang van de onderneming. Het Auditcomité zal jaarlijks de nood voor de creatie van een onafhankelijke interne auditfunctie beoordelen. Waar aangewezen, zal er een beroep worden gedaan op externe personen om specifieke interne auditopdrachten uit te voeren. Het Auditcomité zal de Raad van Bestuur informeren over de resultaten ervan.
Provision 7.6: de niet-uitvoerende leden van de Raad van Bestuur ontvangen geen deel van hun remuneratie in de vorm van Ekopak aandelen. Deze afwijking wordt verklaard door de beschouwing dat de belangen van de niet-uitvoerende leden van de Raad van Bestuur momenteel voldoende zijn gericht op de lange-termijncreatie van waarde voor de onderneming. Ekopak heeft echter de intentie om deze provisie in de toekomst te herzien teneinde zich in de toekomst hiermee te aligneren.
Provision 7.8: de leden van het Executive Managementcomité ontvangen geen variabele remuneratie die gerelateerd is aan de algemene corporate prestaties of aan hun individuele prestaties. Ekopak verrechtvaardigd de afwezigheid van een variabele remuneratiecomponent voor de leden van het Executive Managementcomité door de overweging dat hun belangen reeds voldoende gealigneerd zijn met de objectieven voor duurzame waardecreatie voor de onderneming. Hierbij wordt ook rekening gehouden met de aandelen en ESOP-warrants die door bepaalde leden van het Executive Managementcomité worden aangehouden. Het remuneratiebeleid dat ter goedkeuring zal worden voorgelegd aan de Jaarlijkse Algemene Vergadering van Aandeelhouders van 10 mei 2022, bevat de mogelijkheid voor een variabele remuneratiecomponent voor de leden van het Executive Managementcomité.
Provision 7.9: er is nog geen minimum drempel bepaald voor het aantal Ekopak aandelen dat door de leden van het Executive Managementcomité wordt aangehouden. Deze afwijking wordt verklaard door de overweging dat hun belangen reeds voldoende gealigneerd zijn met de objectieven voor lange termijn-waardecreatie voor de onderneming. Hierbij wordt ook rekening gehouden met de aandelen en ESOP-warrants (waarvan de waarde is gebaseerd op de waarde van de Ekopak aandelen) die door bepaalde leden van het Executive Managementcomité worden aangehouden. Daarom werd het instellen van een minimum drempel niet noodzakelijk geacht. Ekopak heeft evenwel de intentie om dit in de toekomst te herzien en zich te aligneren op deze provisie uit de code.
Remunerationverklaring
Remuneratieverklaring
In 2021 ontwikkelde het Remuneratie- en benoemings- comité een raamwerk voor een coherent remuneratiebeleid voor Ekopak.
Het remuneratiebeleid wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de Jaarlijkse Algemene Vergadering van Aandeelhouders van 10 mei 2022.
Remunerationverslag 2021
De verslag heeft betrekking op de remuneratie in 2021 van de leden van de Raad van Bestuur, de Chief Executive Officer (CEO) en de andere leden van het Executive Management Comité. Hierbij dient opgemerkt dat de remuneratie van Niels D’Haese niet werd opgenomen in Deel C, aangezien hij pas met ingang van 1 januari 2022 deel uitmaakt van het Executive Management Comité.
2021 Remuneratie van de leden van de Raad van Bestuur
Voor 2021 is er geen onderscheid gemaakt tussen uitvoerende en niet-uitvoerende bestuurders voor hun remuneratie als lid van de Raad van Bestuur. De basisremuneratie voor 2021 werd vastgesteld op 15.000 euro per bestuurder en 25.000 euro voor de voorzitter. Aangezien de Raad van Bestuur pas operationeel werd na de beursintroductie op 31 maart 2021, werd overeengekomen dat de remuneratie voor 2021 proportioneel zou worden vastgesteld – dit wil zeggen: voor drie kwartalen. Voor 2021 was er geen aanvullende remuneratie voorzien voor een mandaat in een comité van de Raad van Bestuur.
In 2021 werd geen remuneratie toegekend aan Tim De Maet voor zijn mandaat in de Raad van Bestuur. Bij zijn benoeming tot lid van de Raad van Bestuur werden er hem evenwel 10.000 warrants toegekend. Geen andere leden van de Raad van Bestuur zijn houder van warrants.
Op de Jaarlijkse Algemene Vergadering van 10 mei 2022 werd de afschaffing van de bestuurdersvergoeding van uitvoerende bestuurders goedgekeurd met ingang van Q2 2022.
2021 Remuneratie van de Chief Executive Officer (CEO)
Aanvullend op de remuneratie voor Pilovan BV als lid van de Raad van bestuur, werd in 2021 aan Pilovan BV de volgende remuneratie toegekend voor zijn mandaat als CEO.
2021 Remuneratie van het Executive Management Comité, uitgezonderd de CEO
De 2021 remuneratie voor het Executive Management Comité wordt hieronder weergegeven, maar is exclusief de remuneratie van de CEO aangezien die werd weergegeven in de tabel hierboven. De remuneratie voor de leden van het Executive Management Comité die tevens een mandaat hebben in de Raad van Bestuur, komt bovenop de remuneratie die ze als lid van de Raad van Bestuur ontvangen. De bedragen die in onderstaande tabel zijn opgenomen, hebben betrekking op de remuneratie van EDK Management BV, Tim De Maet, Joost Van Der Spurt en Annie-Mie Veermeer. Zoals reeds vermeld, werden aan Tim De Maet 10.000 warranten toegekend. Ook aan Joost Van Der Spurt en Anne-Mie Veermeer werden elk 10.000 warranten toegekend. Niels D’Haese werd 5.000 warranten toegekend. Daarbuiten houdt geen enkel ander lid van het Executive Management Comité warranten aan.
In 2021, Ekopak has continued to reward the members of the Executive Committee in accordance with its existing practice.
As Ekopak is quoted since 31 March 2021, the remuneration policy will be submitted to the General Shareholders’ meeting on 10 May 2022. The bonuses paid are in line with the amounts listed in the prospectus.
Diversiteitsbeleid
Gezien de huidige bedrijfsomvang van Ekopak en het feit dat de Ekopak aandelen pas sinds 31 maart 2021 op Euronext Brussels zijn genoteerd, is Ekopak momenteel vrijgesteld om een diversiteitsbeleid aan te nemen en te publiceren. Ekopak hecht veel waarde aan de diversiteit van zijn personeelsbestand en streeft ernaar om te allen tijde te handelen met respect voor deze diversiteit. Een formeel beleid op dit vlak zal in de toekomst worden ontwikkeld.
Antifraudemaatregelen
Gezien de huidige bedrijfsomvang van Ekopak en het feit dat de Ekopak aandelen pas sinds 31 maart 2021 op Euronext Brussels zijn genoteerd, is Ekopak momenteel vrijgesteld om een antifraudemaatregelen aan te nemen en te publiceren. Ekopak voert in deze fase echter op geregelde tijdstippen audits uit met de bedoeling om fraude tegen te gaan en om fraude tijdig te ontdekken. Een formeel pakket aan antifraudemaatregelen zal in de toekomst worden ontwikkeld, in aanvulling op de Dealing Code, die reeds in voege is (cf. hierboven in dit hoofdstuk).
